عصر حاضر، عصر پیشرفت های چشم گیر در حوزه تکنولوژی و اطلاعات بسیار زیاد و جامعی است که در زمینه های مختلف در دسترس افراد متخصص قرار گرفته است. یکی از جنبه های این اطلاعات، آگاهی از عوامل مختلفی است که در نهایت سبب موفقیت سازمان می شوند. میزان این اطلاعات به قدری زیاد است که در صورت نداشتن رویکرد مناسب ممکن است سبب گمراهی افراد و صاحبان مشاغل شود و توجه بیش از اندازه به جزئیات، سبب نبود توجه کافی به کلیات شود. به همین خاطر است که بعضا مشاهده می شود برخی صاحبان مشاغل آن گونه که باید و شاید قادر به استفاده از این اطلاعات نمی شوند.
اما چه عواملی هستند که زمینه ساز موفقیت سازمان می شوند؟ برای پاسخ دادن به این سؤال پیش از هر چیز لازم است تا تعریفی مشخص از موفقیت ارائه کنیم. دو عامل مهم هستند که موفقیت را بر پایه آن تعریف می کنیم:
- به وجود آوردن موفقیت مالی پایدار (با دوام) و
- به وجود آوردن تغییری مثبت و پایدار در جهان.
حال با توجه به این تعریف شما را با عواملی آشنا خواهیم کرد که زمینه ساز موفقیت سازمان می شوند. با ما همراه باشید.
عوامل موفقیت سازمان ها
۱- در نظر گرفتن فعالیت های افراد با توجه به توانایی های آن ها برای موفقیت سازمان
هنوز که هنوزه بسیاری از صاحبان مشاغل و مدیران به این مسئله آن گونه که باید و شاید توجه نشان نمی دهند. اگر مدیری تیمی از افراد درجه سه در اختیار داشته باشد و بخواهد با تیمی از افراد درجه یک رقابت کند، نتیجه رقابت از قبل کاملا مشخص است. حال اگر تیم در اختیار فرد متشکل از افراد با تخصص و توانایی بالا باشد و نقش های درست را برای هر یک در نظر نگیرد (نقش درست بر اساس توانایی فرد) باز هم نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد و به همین خاطر است که برای موفقیت سازمان به عنوان یک واحد کلی هر کسی باید بر اساس توانایی ها و قابلیت های خود فعالیت مطلوب را انجام دهد.
۲- داشتن برنامه ریزی مؤثر و پیاده سازی آن برای موفقیت سازمان
اگر تمامی مدیران و صاحبان مشاغل را مورد بررسی قرار دهیم، با دانستن این مسئله که هنوز چه تعدادی از آن ها برنامه ریزی مشخصی ندارند و بر اساس ذهنیات کلی خود فعالیت ها را پیش می برند شگفت زده خواهید شد. برخی دیگر از این افراد هستند که از رویکرد برنامه ریزی سالانه استفاده می کنند (به این شکل که هر سال یک برنامه ریزی برای فعالیت های سال پیش رو انجام می گیرد). البته هدایت کردن مدیران اصلی سازمان به گونه ای که به شکلی مداوم از برنامه ریزی و پیاده سازی آن استفاده کنند کار چندان ساده ای نیست و می تواند چالش برانگیز باشد. اما باید این نکته را به خاطر داشت که برای موفقیت سازمان، مدیران آن دو وظیفه اساسی به عهده دارند: اولین وظیفه هدایت فعالیت های تجاری کنونی سازمان است و وظیفه دیگر پی ریزی فعالیت های تجاری آینده است و وظیفه دوم بدون برنامه ریزی بلند مدت و دقیق محقق نخواهد شد.
۳- بهبود مداوم چگونگی مدیریت سازمان و قابلیت های مدیران برای موفقیت سازمان
موفقیت سازمان پیش از هر مسئله دیگری به چگونگی مدیریت سازمان ارتباط پیدا می کند. شاید بتوان گفت که تنها محدودیت های واقعی یک سازمان، در حقیقت همان محدودیت هایی هستند که گریبان گیر تیم مدیریتی آن شده اند. نکته دیگر این که نبود تیم مدیریتی قدرتمند و کارا در سازمان معادل با شکست فعالیت های تجاری آن است و نمی توان در چنین شرایطی انتظار موفقیت داشت.
باید این مسئله را مد نظر قرار داد که آیا تیم مدیریتی سازمانی به خصوص، رویکردی فعالانه داشته و بر اساس برنامه ریزی های دقیق و هدفمند پیش می روند یا آن که تنها سازمان را از بحرانی به بحران دیگر می برند؟
برای نمونه می توان برخی ویژگی های مدیران لایق را در نظر داشت و با مقایسه مدیران سازمان ها از این لحاظ درک بهتری از چگونگی فعالیت های آن ها به دست آورد. برخی از مهمترین این ویژگی ها عبارتند از: داشتن تفکری راهبردی و اهمیت قائل شدن برای برنامه ریزی، مدیریت پروژه های مختلف، استخدام کردن افراد با توانایی ها و قابلیت های مورد نیاز سازمان، داشتن هوش احساسی قابل قبول، بهره داشتن از مهارت های ارتباطی، داشتن توانایی کشف و توسعه استعداد کارکنان، ایجاد انگیزه برای کارکنان، نتیجه بخش بودن برنامه ریزی ها، تصمیم گیری مناسب در شرایط بحرانی، مدیریت مالی و … . این ها برخی از ویژگی هایی هستند که می توان به عنوان معیاری برای تشخیص مدیران لایق آن ها را مورد استفاده قرار داد. شناخت به کارگیری این مدیران، از مهمترین عوامل لازم برای موفقیت سازمان است.
۴- به سازی مداوم فعالیت های تجاری بسته به نیازهای مشتری و مصرف کننده برای موفقیت سازمان
بنا به نظر بسیاری از متخصص های حوزه تجارت و کسب و کار، هر سازمان دو عملکرد اساسی دارد که باید محقق شوند: اولین عملکرد مرتبط با فعالیت های بازاریابی می شود (تولید محصول و ارائه خدمات برای مشتریان و مصرف کنندگان)؛ عملکرد دیگر هم مرتبط با نوآوری می شود (به عبارت دیگر بهسازی و پیشرفت مداوم سازمان).
برآورده کردن نیازهای مشتریان برای ادامه حیات سازمان ها و موفقیت سازمان حیاتی است. همانگونه که جهان به شکلی مداوم در حال تغییر است و ثابت نمی ماند، نیازهای مشتریان نیز به همین شکل تغییر می کند و اگر سازمان قادر به پیشرفت و بهسازی فعالیت های خود نباشد، شانس برآورده کردن این نیازها نیز به حداقل می رسد. به همین خاطر است که پیشرفت مداوم سازمان از جمله عوامل بسیار مهم برای موفقیت آن شناخته می شود. جمله شناخته شده ای در این باره وجود دارد که می تواند درک بهتری از مسئله برایتان به همراه داشته باشد: «اگر نرخ تغییرات شکل گرفته در بیرون از سازمان، بیشتر از نرخ تغییرات داخل سازمان باشد، پایان کار آن سازمان چندان دور نخواهد بود.».
۵- خشنود کردن کارکنان برای موفقیت سازمان
تجربه فعالیت های تجاری نشان داده است که برای دست یابی به موفقیتی پایدار، توجه به سودآوری فعالیت کارکنان برای آن ها کافی نخواهد بود و نیازهای دیگری هم دارند که باید اقدامات لازم برای برآورده کردنشان صورت گیرد. خشنود کردن و راضی نگه داشتن کارکنان یکی از مهمترین این نیازها است و در دست یابی به موفقیت سازمان نقشی اساسی دارد. البته هستند مدیرانی که این ویژگی را ناشی از احساساتی بودن بیش از حد مدیران دیگر می دانند، اما باید گفت که این نظر بیشتر به هوش احساسی نه چندان زیاد و ترس های خود این مدیران برمی گردد و از مزایای آن اطلاعی ندارند. باید در نظر داشت که تنها در صورتی می توان به موفقیت پایدار دست یافت که کارکنان سازمان بر درآمد حاصل شده، و رضایت آن ها بر دستاوردهای سازمان ارجعیت داشته باشد.
سه عامل کلی وجود دارند که با توجه به آن ها می توان میزان رضایت و خشنودی افراد را مشخص کرد و با استفاده از آن ها می توانید از این ویژگی برای موفقیت سازمان خود بهره بگیرید:
۱) برقراری ارتباط با دیگران
انسان ذاتا موجودی اجتماعی است. این خصیصه در کنار سایر مزایایی که برایمان به همراه دارد، شانس بقای ما را افزایش می دهد. برقراری ارتباط علاوه بر خشنود کردن کارکنان امکان بهره برداری از فعالیت های تیمی را هم فراهم خواهد کرد،
۲) فعالیت بدون احساس گذر زمان
ویژگی دیگر این که گاهی فعالیت کارکنان به گونه ای می شود که گذر زمان را احساس نمی کنند، چرا که با تمام وجود به دنبال محقق کردن اهدافی معنا دار هستند و احساس خشنودی و رضایت می کنند،
۳) احساس موثر بودن
ویژگی آخر خشنودی کارکنان در جهت موفقیت سازمان زمانی محقق می شود که با تمام وجود احساس کنند نتیجه فعالیت هایشان تغییر در دنیای اطراف به وجود آورده و زندگی عده ای را بهتر می کند، یا دردی از آن ها دوا می کند.
